コラム

生産性を1.4倍にした高生産性企業が行っている「バックオフィス」業務における生産性の見える化とは?

高生産性×高収益企業を目指す生産性の見える化

 
新型コロナウイルスの影響や今後の不安な時代から、とにかく生産性を上げて高収益な企業を
作りたいと思う方も多いでしょう。
 
そのためには、まず現状把握として、生産性の見える化が必要です。
しかし、「バックオフィス業務などの営業以外の生産性って見える化できるの?」という悩みも多く耳にします。
 
本メールではその中でも、「生産性の見える化」に着目し、企業の生産性を高めるためのポイントについて2回のコラムに分けてお伝えさせていただきます。
 
第1回目「生産性の見える化」
第2回目「1人当たりの生産性を1.4倍に成長させた秘訣」
 
1回目の今回は、「生産性の見える化」についてお話いたします。
 
まずは、改めて生産性向上の定義について考えた上で、生産性を高めるために有効な施策とポイントについてご紹介していきます。
 

そもそも生産性とは?

※本稿では付加価値労働生産性を労働生産性とする。
 
生産性とは、「インプットに対してどれだけのアウトプットが出来たか」
すなわち「最小限の投資で最大限の成果を生み出すこと」をあらわす指標です。
 
言い換えると、生産活動に使った時間や労働力に対して、どれだけの価値(粗利)を生み出すことが出来たかで図ることが出来ます。
 
つまり、労働生産性が高い会社は少ない労力で大きな収益を、労働生産性の低い会社は、多くの労力で少ない収益を生み出していることになります。
 
殆どの企業の最大コストは人件費であるため、社員の収益貢献度が分かる労働生産性は安定経営の必須指標といって過言ではありません。
 
例えば、会社の利益が拡大傾向にあったとしても、社員の労働生産性が悪化していれば、持続的な成長発展は見込めません。
 
会社の拡大と労働生産性を高める姿勢が持続的な成長を可能にする経営基盤を整えます。
 

労働生産性が適正かどうかの判定方法

実際に労働生産性を求めても、自社にてそれが高いのか低いのかの判断は出来るのでしょうか?
 
適正かどうかの判定は自社における過去の値と比較することを推奨します。
 
前年・前期と段階的に比較することで、向上しているかどうか確かめることが可能です。
 
また、自社と似た事業を行っている競合他社の生産性を算出し、比較してみるのも1つの基準となります。
 
労働生産性の値は、会社の規模や業種、景気によっても異なるので、基準値の正解はありません。
自社で生産性をデータとしてまとめ、それらを比較して判定することが重要となります。
 

見える化とは?

見える化とは大きく分けて2種類「①業務の見える化」「②全体の見える化」に分けられます。
 
①業務の見える化
一つ一つの業務の作業や方法を属人化するのではなく、誰でもできるように「見える化」することです。
職人やスペシャリストのスキルやテクニックを新入社員などに教えるために分かりやすくするもので、
いわゆる属人業務を誰でもできる業務として標準化(マニュアル化など)があたります。
このマニュアルをきちんと育成と連動すると多能化が可能になります。
 
メリットとしては、下記が挙げられます。
 
☑業務フローの現状把握、モニタリング
☑バックオフィス人員の業務見直しなどで無駄な業務の削減
☑営業成績上位の社員が持っている成功事例の共有による営業社員全体の底上げ
☑属人性の塊であった技術者の能力の把握、教育資料化(プロ技術者の増加)
 
②全体の見える化
リアルタイムで各部門の全体を把握し、会社全体の現状を「見える化」することです。
各部門の現状数値(および過去の数年の推移と比較)などを通じて、それぞれの課題をより早く発見することができます。
また、全部門での進捗を理解することで、全社的視点でどの部門に何を強化していくのか、
今経営者は何をすべきかが見えてくるようになります。
 
メリットとしては、下記が挙げられます。
 
☑組織全体としての課題が浮き彫りとなり、課題の解決優先順位が明確となる
☑経費意識が芽生え、無駄な投資が避けられる
☑社員や各部門の働きが見えやすくなり、社員に対する利益連動型評価が可能
☑各部門や各社員との企業情報共有が可能となり、ビジョンや戦略、方向性・考え方が浸透
 
「業務の見える化」と「全体の見える化」を進めることで現場業務の属人性を排除し、
そして組織全体や部門全体の視点で見えなかったものを洗い出すことができるようになります。
 
 
それでは次回は、上記の「生産性の見える化」を行い、
どうやってその生産性を向上させたか
1人当たりの生産性を1.4倍に成長させた企業の成功事例を踏まえてお伝えしたいと思います。
 
今回の話をもっと詳しく聞きたい方は以下URLもご覧ください。
 
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担当コンサルタント

宮花 宙希 ミヤハナ ヒロキ

HRD支援本部 事業開発グループ

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