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本日のコラムでは

人事担当者の”雑務”を激減させるための「業務効率化ノウハウ」についてお伝えいたします。

 

まず初めに、あなたの会社の人事担当者の仕事内容や業務時間について考えてみてくだ

さい。

労働時間が長かったり、事務作業が多かったり…疲弊していませんか？

 

人事担当者が疲弊する主な原因として、

 

・人手不足により、少人数で多くの業務を扱っている

・応募活動に様々なツールを活用しており、管理に時間がかかっている

・書類・メール作成や求職者との日程調整などの事務作業が膨大にある

 

などが上げられます。

 

この原因を解決するためにはどうすればよいでしょうか。

答えは、「人を増やす」か「業務生産性を上げるか」の２つしかありません。

 

しかし、今後の不況期に突入する日本市場を考えると

間接部門人員を増やすことはあまり得策ではありません。

 

と考えると「業務生産性を上げる＝業務効率化を行う」ことが

企業に今一番求められているといえます。

 

では、業務効率化のために何をすればいいのでしょうか？

 

まずみなさんの会社で行っていただきたいことは

「業務の”自動化”」

です。

 

 

実際に”自動化”を導入して成功した事例には、以下のものがあります。

 

・採用担当者1人で、月間”80人”もの応募者対応を実現！

・労働時間を月72時間、年で”864時間”の業務削減に成功！

 

 

今後、自動化を導入していかないと周りの企業と差を付けられてしまいます。

ですので皆さんも、業務自動化を積極的に推進していきましょう！

 

と言われても、どうやって「業務自動化」を進めればいいのかわからない、お金をあまりかけたくない、と考える方も多くいらっしゃると思います。

 

ですが、皆さんも普段使っている、マイクロソフトの「office」や「Google」の様々なサービスを使用すれば

業務自動化は思っているよりも簡単に、しかも無料で行うことができます。

 

言ってしまえば、皆さんはもう既に業務自働化のツールを持っているので、システムを導入しなくても、業務自動化を進めることは可能なのです。

 

それでは今回は１つ、明日から始める事のできる業務自動化方法をお伝えします。

比較的初心者向けの内容になっております。

 

 

 

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明日から始める事のできる業務自動化方法

 

ここでは、マイクロソフトofficeのパワーポイントからGoogleスライドへの変換を自動で行い、それを共有する方法を説明いたします。

 

マイクロソフトofficeのパワーポイントではなく、Googleスライドを使用するメリットとしては、簡単に共有でき、同時編集ができるということではないでしょうか。

 

共有の手順を簡単に比較すると、

 

①メールを開いてパワーポイントのファイルを添付し、送信

②受診した側はファイルをダウンロードして開く

③編集を行い、またメールで送信する

 

という作業が、

 

①GoogleスライドのURLを送信する

②受診された人がそのURLを開く

 

のみになります。

 

時間で換算すると、

 

こちらがメールでパワーポイントのファイルを送信し、相手がそのファイルをダウンロードして開くまでにかかる時間は約2分だったのに対し、

GoogleスライドのURLを相手に送信し、相手がそのURLをクリックして開く時間は約30秒程でした。（船井総研調べ）

 

たった1分30秒の差ですが、このやり取りが何度も、何人とも発生すれば、効果はさらに大きくなります。

 

また、同時編が可能なので、

そもそもGoogleスライドのURLを共有する必要もなくなり、連絡を取らずとも今の資料の進捗を確認することができます。

 

みなさまもぜひ以下の手順を進め、業務自動化の一歩を踏み出して見てください！

 

 

 

パワーポイントからGoogleスライドへの変換を自動で行う手順

 

１．最初にはGoogleスライドで新しいプレゼンテーションを開きます。

 

２．新しいプレゼンテーションが開けたら、左上の「ファイル」（①）から「スライドをインポート」（②）を選択します

 

 

３．出てきた画面の「アップロード」（③）を選択し、ファイルをドラッグ、もしくは選択（④）し、「選択」（⑤）を押します。

４．出てきた画面右上の「スライドを選択」（⑥）でスライドを全て選択するか、下にあるスライドの画像で直接スライドを選択（⑦）し、「スライドをインポート」（⑧）を押すと、officeのパワーポイントがGoogleスライドに変換されます。

 

Googleスライドを頬化の人に共有する手順

 

５．まずは、共有したいGoogleスライドを開き、画面右上にある「共有」（⑨、を押します。

６．スライドに名前付け（⑩）、「保存」（⑪）を押します。

７．少数の人だけに共有する場合は、上の「ユーザーやグループと共有」で、共有したい人のURLを直接入力（⑫）します。

８．共有したい人全員のURLを入力できたら、共有する人の「権限」を設定します（⑬）。

※権限は「編集者」「閲覧者（コメント可能）」「閲覧者」で、

「編集者」は共有したものを共同で編集できる人

「閲覧者（コメント可能）」は、編集はできないが、コメントは残すことができる人

「閲覧者」は編集もコメントもできず、閲覧のみ可能な人

です。

共有者の権限も設定ができ、送信を押すと、その人にメールが送られます。

 

９．複数の人に一斉に共有する場合は、下の「リンクを取得」（⑮）を選択し、「リンクをコピー」を押し（⑰）、共有する人の権限を選択します（⑰）。

最後に「完了」を押し、共有したい人に⑯でコピーしたリンクを送ると、その人に共有することができます。

 

 

いかがでしたでしょうか。

最初は苦戦するかもしれませんが、慣れてくるとすぐできるようになると思います。

 

ぜひみなさまも取り組んでみてはいかがでしょうか。

 

 

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もちろん、船井総研でも「デジタルを活用した業務自動化」を積極推進しています。

 

誰でも簡単に自動化ができるように、業務自動化を学ぶ研修も行っており、

その結果、大学ではデジタルに無縁だった新卒社員も、業務自動化システムを組むことが可能になっています。