コラム

中小企業における人事クラウドの導入

いつもご愛読いただきましてありがとうございます。
船井総研HR支援部です。

今回は「中小企業における人事クラウドの導入」と題しまして、
・人事クラウドとは何か
・人事クラウドの導入効果
・自社における人事クラウド導入是非の判断基準
・人事クラウド選定の仕方
などについてお伝えいたします。

人事クラウドとは何か

まず「人事クラウド」という言葉ですが、分解すると「人事ソフト」+「クラウド」となります。

人事ソフトとはご存知の通り、社員情報、給与、勤怠、考課結果、他の人事情報などを入力・管理するソフトのことを言います。

クラウドとは、インターネットを介して操作するシステムのことを言います。クラウドに対して、自社内のPCやサーバーにソフトなどをインストールして操作するシステムをオンプレミスと言います。

つまり、人事クラウドは社員情報、給与、勤怠、考課結果、他の人事情報などについてインターネットを介して入力・操作を行うシステムのことを言います。

人事クラウドの導入効果

人事クラウドの導入効果は、人事業務の省力化・時短です。
例えば、下記のようなことが時間をかけずに出来るようになります。

・毎期の賞与考課について、リマインドを自動メールで行う
・過去の人事考課について一定水準以上の社員のみを昇格対象者として抽出する
・特定の国家資格を有している社員を抽出する
・考課者別に過去5年分の考課平均点を計算 など

自社における人事クラウド導入是非の判断基準

人事クラウド導入の効果例については上記で述べた通りです。
ただし、人事クラウドは社員数が一定数以上の会社規模で初めて効果を発揮します。

社員数が少ない場合、社長は全社員について能力・資質・タイプなどについて大体把握でき、それに基づいて昇給や昇格を行うことが出来ます。把握する情報には「勘」「その人に対する社内の共通認識」などの非定型の情報も含まれていますが、おおよそ実態に近い形で把握ができていると思います。また、この段階では社員側もそのようなプロセスで決定された昇給や昇格に特に不満を抱きません。社長と社員間でコミュニケーションが取れ、昇給や昇格時点までに緩やかな合意形成があるからです。

しかし、社員数や拠点数が一定以上を超えると、そうはいかなくなります。社員情報の把握が困難となり、昇給や昇格について非定型の情報をもとに実施することが出来ません。こうなると、昇給や昇格について定型的で一律の基準が求められるようになります。

一律の基準に用いられるのは、主に過去の定型情報です。社員の入社時から現在までの情報を一元管理する必要があります。なぜなら、年度単位でエクセルなどにより管理するやり方では、昇給昇格のたびに過去情報が載っているファイルを探し出し、データを抽出・一表化しなければならないからです。この作業は気が遠くなるほど大変です。

ここで初めて、人事クラウドが役に立ちます。なぜなら人事クラウドは、社員の入社から現在までの情報を保管し、条件を指定すればいつでも欲しいデータを抜き出すことに特化したシステムだからです。

上記より、人事クラウドの導入検討余地のある企業は、
・社員数が一定以上(拠点数にもよるが50名以上くらいが目安)である
・拠点数が一定以上(3拠点以上が目安)である
・社員数、拠点数は上記に届かないが、昇給昇格により厳密な一律の考課基準を求められている
・社員の人事情報を管理しきれていない
・考課のたびに人事部が社員情報の集計に追われ、疲弊している

などであると言えます。

人事クラウド選定の仕方

下記では、人事クラウド選定の際のポイントを挙げて説明します。

◇初期費用のコストパフォーマンスが良い
費用には初期費用とランニングコストがありますが、現状ランニングコストについては各社そこまで差がない印象です。
ほとんどの人事クラウドが1アカウント+1月当たりの値段を設定しています。人事クラウドの種類や選択する機能のバリエーションにもよりますが、大体500~1000円前後のイメージです。

対して、初期費用について各社により差が大きく、0~200万円くらいの印象です。そもそも初期費用は人事クラウドの導入に際し、データ入力や初期設定を人事クラウド側に頼む場合かかる費用が掛かります。初期費用無料キャンペーンなどもあるようですので、うまく活用していただければと思います。

◇導入時・導入後のサポートの品質が高い
中小企業が導入を見送る際の理由として、費用以外だとオペレーション上のスイッチングコストがあります。そのため、操作の仕方が分からなくなった時などどういうサポートをしてくれるかが非常に重要なカギとなります。電話、チャット、ユーザー掲示板の活用など様々な方法がありますが、「連絡がつながりやすいか」「すぐに対応してくれるか」「解決まで導いてくれるか」が問題です。

◇必要な時に必要な情報を取り出せる
先に述べたように、人事クラウドは必要なデータをすぐに抽出できることに意味があります。そのため、データを取り出す際に柔軟に条件設定が出来たり、操作性が高いことが重要なポイントとなります。

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