採用代行（RPO）とは？メリット・デメリットや選び方を解説

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▼こんな方におすすめ

人手不足の背景から優秀な人材の採用競争は激化しつつあり、人事・採用担当者は採用方法の転換を迫られています。効率の良い採用を目指す中で、高い注目を集めているのが「採用代行サービス」です。ただ、採用代行サービスに興味があっても、その仕組みや内容がわからないという人も多いのではないでしょうか。この記事では、採用代行サービスの特徴や内容、またメリット・デメリット、業者選びのポイントについて説明します。

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1.採用代行サービスとは

採用代行とは、専門家の手を借りて、効率の良い採用を行うことを目的としたサービスです。その基礎知識として、概要やほかのサービスとの違い、また多くの企業に必要とされている背景について見ていきましょう。

1-1.サービスの基本

　採用代行とは、簡単にまとめると「人材採用の業務を、外部の専門会社に委託(アウトソーシング)する」ことです。「Recruitment Process Outsourcing」とも呼ばれており、その頭文字をとって「RPO」と表されることもあります。

　採用業務をすべて自社で行う場合、内容が膨大であり多大な手間と時間がかかってしまいます。まず、自社サイトの求人ページの更新や求人媒体の選定・掲載について考える必要があります。そのほか、会社説明会の内容検討や段取り・日程調整、利用する求人媒体によってはスカウトメールの送信、応募者の選考や面接日時の調整など、業務量は非常に多くなります。

　専門的な人事部や採用チームを設置している大企業であればまだしも、十分な採用のための人材を確保できていない中小企業の場合、本来の業務がおろそかになってしまいかねません。このような企業の採用活動をサポートするために、「採用代行」のサービスが活用されているのです。

1-2.サービス普及の背景

　採用代行サービスが必要とされている理由には、「人手不足」や「募集人材の多様化」が深く関わっているといわれています。採用の現場では売り手市場が続いており、人材獲得のための競争が激化しています。そのため、あらゆる業種・業界で人手不足が嘆かれているのが現状です。

　このような事態に直面するなか、事業を安定させるためには「自社にとって優良な人材の確保」が非常に重要な課題となっています。例えば、高度化・複雑化するITサービスに対応するためには、ITに精通した人材が必要です。同時に、高度な人材を採用するためのスタッフも確保する必要があります。どちらも確保できず、業績を伸ばせない企業が数多く存在する以上、採用活動の効率化は、喫緊の課題なのです。

　このような中、採用における全般的な活動を委託できるサービスは、人手不足に苦しむ中小企業を中心に必要とされています。なかなか手が回らない採用活動をアウトソーシングすることで、業務を効率化できるとして高い注目を集めているのです。

1-3.人材紹介・求人媒体との違い

　採用代行以外にも、人材紹介や求人媒体など、採用活動に関するサービスにはさまざまな種類があります。これらは同じように見えて、サービス内容に明確な違いがあるため、混合しないように注意が必要です。
　採用代行と人材紹介・求人媒体は、「対応できる業務の幅」が大きく異なります。
　一般的な採用業務には「採用戦略・計画策定」「求職者の母集団の確保」、さらに「応募者の情報管理」「選考・面接・日時調整」といった、さまざまなプロセスがあります。
　人材紹介・求人媒体などのサービスの場合、主な目的は「求職者とのマッチング」です。したがって、人手を確保するために「一部業務」を委託する形になります。
　一方、採用代行サービスの場合、基本的に採用活動の「業務全般」を委託できます。この委託できる業務の幅こそが、大きな違いといえるでしょう。また、委託する代行会社によっては、採用戦略・計画策定にも深く関与しながら、採用活動を代行してもらえることもあります。このように流動的な対応が可能な点が、採用代行サービスの魅力だといわれています。

1-4.料金体系と仕組み

　採用代行サービスの利用を本格的に検討する際に、気になる人も多いのが「料金体系」でしょう。採用代行サービスの料金は、「月額固定費用」「実稼働に対するチャージ」「成功報酬」の3つに大きく区分されます。
　月額固定費用とは、採用代行サービスを契約して利用している限り、「毎月課される費用」のことです。
　実稼働に対するチャージとは、応募者に対する選考日時の調整や合否連絡といった「実際の稼働が発生するもの」を指します。
　成功報酬は「一定の応募者確保・内定や入社に至った場合に支払う費用」のことです。

　なお、かかる費用の内訳は委託する代行会社によって大きく異なります。採用戦略策定や採用計画作成のサポートを頼んだ場合などは、所定の「相談料」が発生することになるため注意しましょう。できる限り依頼の費用を抑えたいのなら、いくつかの代行会社に見積もりを出してもらうことがおすすめです。料金について不明な点がある場合は、不安が残らないように質問して疑問を解消しておくと良いでしょう。

2.採用代行業者に委託できるサービス内容

実際に採用代行業者に委託できるサービス内容とはどのようなものなのか、詳しくチェックしていきましょう。

2-1.母集団確保

Point！
母集団はただ人数が多ければ良いというものではありません。
数よりも「どのような人材」を集められるかが、採用活動の成功を左右する重要なポイントとなるのです。

　採用代行サービスでは、選考前の「母集団を確保する」業務を委託できます。母集団とは、自社の求人に興味を持つ人を指します。母集団の形成・確保を行うため、利用する求人媒体の選択や募集広告の選定・発注・掲載などの業務を委託できます。さらに、募集内容をより詳しく知ってもらうために、採用コンテンツ制作などの業務を委託することも可能です。自社が求める特別な経験・スキルを持つ人を効率的に集めたいときなどにも、事前に相談しておけば応募者のなかから目的に合う人材を探してくれます。
　そのほかにも、リクルーターの選抜・派遣、また会社説明会の通知や問い合わせ対応などの業務もあります。応募者とのコミュニケーションに関する業務も任せられることが魅力です。
　また、採用活動において欠かせないものとなっているのが「SNS」です。SNSは情報の拡散力が高く、自社をアピールするにあたり大いに役立ちます。ただ、プライベートでSNSを使っているものの、ビジネスシーンではどのように活用すれば良いのか悩んでしまう担当者も少なくありません。このようなときにも、SNSを活用したい旨を伝えれば、情報発信・更新といった運営を代行会社に委託することができます。

2-2.選考活動

Point！
選考辞退率を減らすために応募者の不安を軽減することが大切です。
密なやり取りのための、ツールの選定や使い方まで拘ることが成功に繋がるコツです。

　母集団の形成・確保後は、その人たちの選考を行うステップとなります。採用代行サービスでは、母集団形成後の「選考に関するさまざまな業務」を任せられます。選考業務とは、具体的にいうと「応募者の情報管理」「書類選考」「適性検査」「筆記試験実施」などです。求人媒体などを通じて代行会社が応募者とやり取りを行い、企業の採用担当者と相談しつつ、選考を進めていきます。また、選考活動にあたり「選考会場の選定・確保」「応募者への連絡」「出欠確認」といった周辺業務も委託できます。

　人材採用で最も注意しなければならないのは、応募者の「選考辞退」です。応募者は選考中に何らかの不安や疑問があると、「やっぱり辞退しよう」と考える人も少なくありません。このような内定辞退者が出てしまうと、人材確保が難しくなるだけではなく、それまでの採用プロセスが無駄になってしまいます。このような事態を招かないためにも、代行会社がしっかりと応募者とのやり取りを行ってくれます。細やかな気配りによって、優秀な人材を逃すリスクを低減できるでしょう。また、選考では情報管理や進捗の共有・把握、コミュニケーションのためのツールを活用することがあります。このような「ツール選定」や「ツールの使い方の教育・指導」にも対応可能です。

2-3.採用コンサルティング

Point！
面接の基準を統一し、面接官の”人を見る目”を養うことが大切です。

　委託する採用代行サービスによっては、採用活動に特化した「コンサルティング」を行っているケースもあります。いくら代行会社に任せられるとはいっても、選考活動の全部を丸投げする企業ばかりではありません。書類選考や面接といった採用活動における重要な部分は、自社の従業員が関与するケースも多いのです。

　優秀な人材を確保するためには、その見極めを行う目の肥えた従業員が不可欠です。しかし、企業によっては自社従業員の面接ノウハウが欠けていたり、自信がなかったりすることもあります。このように、採用活動に関するノウハウが欠けていて教育が必要な場合、代行会社に依頼して研修・教育を実施することも可能です。今までに培ってきた知識と経験を生かして、現状課題の洗い出しや分析、また面接トレーニングなどを実施してくれます。

　また、自社に必要な人材を確実に確保するための「採用計画」や「求人企画」についても、必要に応じてアドバイスをもらえます。さまざまな業界・業種での採用実績をもとに、プロの視点からアドバイスを受けられるのがメリットです。自社の従業員の視点ではなかなか気付けない、第三者の視点からサポートしてくれます。

3.採用代行サービスを利用する3つのメリット

　採用代行を活用するメリットには、主に「プロの知見活用」「本業への集中」「採用活動の質向上」の3つが挙げられます。それぞれの詳しい内容についてチェックしていきましょう。

3-1.時流・事例をよく知るプロの力を借りられる

　採用代行を活用すると、採用に詳しい「プロの知識・ノウハウ」を用いて採用活動を進められます。採用活動では、人材の探し方や選別方法、また応募者へのフォローなど、注意しなければならないことが数多くあります。採用活動は企業の存続に関わる重要な問題だからこそ、できる限り失敗しないよう、慎重に行うことが大切なのです。その点、代行会社はさまざまな企業の採用成功例・失敗例を熟知しています。採用業務をプロに委託することで、専門的な知識と豊富なノウハウ・手法を駆使して、効率的に自社にぴったりな人材を探してくれるのです。

　また、求職者にとっての人気業種・職種は毎年同じとは限りません。さまざまな要因によって、人気が変わるものもあります。そのため、採用担当者はその傾向や最新情報への理解が求められるのです。さらに、採用に活用できるツールにも変化がみられます。年々新しいものが登場しているため、担当者はそのトレンドを把握しておかなければなりません。このような点についても、代行会社ならトレンドをしっかりと把握しているため安心です。トレンドを押さえたツールを活用し、時代の流れに沿った流動的な採用活動の提案をご提供できます。最新ツールを活用することで、幅広い人材にアプローチでき、優秀な人材を取りこぼすリスクを低減できるのです。採用の専門家の知見を借りることで、採用活動をぐんと効果的に進めやすくなるでしょう。

3-2.コア業務に集中できる

　採用代行を利用すると、煩雑な採用業務を省略化して「コア業務に集中できる」というメリットがあります。コア業務とは、説明会や面接などの採用業務のことです。採用活動では、応募者を獲得するために紙面・Web・ハローワークなどのあらゆる求人媒体に出稿する必要があります。また、転職イベントや新卒向け合同説明会などもチェックして、セミナーの準備をすることもあるでしょう。さらに、応募者に対しては書類選考や面接、そのための社内での日時調整といった業務も必要です。このような求人媒体の選定やスケジュールの調整などの業務は、コア業務を支援するための「ノンコア業務」と呼ばれています。

　ノンコア業務まで採用担当者が自ら行うと仕事量が多くなり、重要なコア業務に支障が出てしまったり、十分な時間の確保が難しくなったりする原因につながるのです。多くの稼働が発生する採用活動は、その一部を代行サービスに任せることで、採用担当者の負担を軽減できます。その空いた時間をコア業務に割けるようになり、結果として面接・選考に集中できるようになるのです。コア業務のみに集中できる環境を整えることで、より自社に必要な人材を的確に絞り込みやすくなるでしょう。

3-3.欲しい人材を確保できる可能性が高まる

　採用代行を活用すると、「欲しい人材を確保できる可能性が高まる」のもメリットの一つです。大企業であれば、採用活動のために専任のスタッフを多く配置することができるでしょう。一方、中小企業では、特定の時期に業務が集中する採用活動に専任のスタッフを配置することは簡単ではありません。中小企業では採用業務に十分な時間を割くことができず、欲しい人材を確保できないリスクが大きいといわれているのです。この課題を解決するために、中小企業では採用業務の効率化が求められます。

　採用業務のうち、煩雑な部分を採用代行サービスに委託すると、コア業務に集中できる環境を作れます。その結果、業務に割り当てる時間が少なくても、欲しい人材を確保できる可能性が高まるのです。採用代行サービスの利用は、採用活動のクオリティを向上させるために大いに役立ちます。

4.採用代行サービスを利用するデメリット

　採用代行サービスには多くのメリットがある反面、デメリットもあります。利用を決める前に、きちんとデメリットについて理解しておくことが大切です。採用代行を利用するデメリットには、「委託コスト」「知見の欠如」「方針の相違」の3つが挙げられます。それぞれの内容について、確認していきましょう。

4-1.委託コストが発生する

採用代行を利用するデメリットとして、まず挙げられるのは「委託コストが発生する」ことです。自社で採用活動を行う場合、自社従業員の人件費や媒体利用料、人材紹介に対する成果報酬などの費用がかかります。一方、採用代行を利用する場合は通常、初期費用や月額サービス利用料、それに加えて成果報酬、稼働に対する実費などがかかります。稼働に対する実費とは、「面接日時の調整」「欠席者へのフォロー」、さらに「面接の実施」「合否連絡」といった業務が対象です。プロに依頼をする以上、このような費用がかかってしまうことを頭に入れておく必要があります。

採用活動にあまりお金をかけられないのに、無理に委託をすると、後々費用が払えないというトラブルに発展しかねません。あくまでも自社の経営状況に影響を与えない、無理なく費用を支払える範囲で、委託できる代行会社を探すようにしましょう。

4-2.知見が蓄積されない

採用代行を利用する場合、自社にとっての「採用に関する経験値が増えない」というデメリットもあります。アウトソーシングをするとなると、採用活動をほかの誰かに任せたぶん、当然経験が蓄積されないことになります。自社における採用活動の知見・スキルがためられないことになるため、注意が必要です。自社の人材が採用活動を行う場合、求人掲載先・数・時期などといった実績をすべて把握でき、効果測定をしやすいというメリットがあります。その結果、たとえば、「いつ」「どの媒体に」「どのような訴求方法で」「どのくらいの量を掲載すれば効果があるのか」というパターンが徐々に理解できるようになります。こうした経験を重ねていくことで、社員の採用活動に関するレベルを少しずつ向上させられるのです。

一方、採用代行を利用する場合、自社従業員がそれらの業務を行うわけではありません。応募者を増やしたり、双方の条件がマッチする人材を探したりといった効果的なパターンが把握できないリスクがあります。試行錯誤による蓄積が増えず、育成のチャンスを奪ってしまう原因につながるため要注意です。採用担当者の育成が不十分になってしまい、結果として採用代行にずっと頼らなくてはいけなくなる可能性もあります。採用市場では日々変化する動向にきちんと対応できるスキルが求められます。採用代行に頼りすぎていると、委託を解除したときに「自社だけでは対応できない」というトラブルに発展するおそれがあるため、注意しましょう。

4-3.採用方針の相違が起こるリスクがある

採用代行を利用すると、「採用活動方針の一貫性を担保できない」可能性があります。自社の従業員が直接採用活動を行う場合、求人掲載の媒体や数、また方法や文言など、細かい部分までしっかりと把握できます。そのため、あとで振り返りができ、改善点の洗い出しなどを行えるのがメリットです。また、応募者・内定者とのやり取りも自社が責任を持って行い、その履歴が残ります。その履歴をもとに自社方針を実現したり、一貫性を担保したりできるのです。

一方、採用代行では外部業者への委託となるため、細部まで把握することは困難になります。つまり、委託すると採用活動が楽にはなるものの、「コントロールが難しくなる」という側面があるのです。応募者へのメッセージの文言やタイミングといった細部までこだわることは難しくなります。その結果、自社方針との相違や一貫性の欠如、さらに質を担保できないというリスクが生じるのです。また、採用の全体像が把握しにくく、採用方針とは異なる人材を確保してしまう可能性もあります。このような事態を防ぐためにも、採用方針の相違が起こらないよう、採用活動の委託先と綿密にすり合わせをしておくことが大切です。

5.失敗しない！委託する採用代行業者の選び方

せっかく採用代行を利用するのなら、「できる限り失敗したくない」「満足のいくサービスを選びたい」と考えるのは当たり前のことです。採用代行サービスは委託する会社によって、それぞれ特徴が大きく異なります。後悔のない選択をするためにも、きちんと選ぶときのポイントを知っておきましょう。委託する採用代行業者の選び方のポイントを、以下に示します。

5-1.料金体系

費用対効果や料金体系は、採用代行業者を選ぶ際の基準の1つになります。採用代行サービスの費用で多くの割合を占めるものは、基本的に「実稼働に対するチャージ」や「採用決定などの成功報酬」などです。代行業者によって、それぞれ月額利用料・成果報酬の金額も大きく異なります。両者のどちらに比重を置いているのかといった料金体系も違うため、きちんと比較をしたうえで、「自社に合う業者を選ぶ」ことが大切です。

例えば、新卒採用に特化したサービスもあれば、中途採用を得意とするサービスもあります。万が一、自社が希望するものとは違うサービスを選んでしまうと、採用代行の費用対効果を出すことが難しくなる可能性が生じます。最終的な目的や自社の採用方針を明確にしたうえで、委託する代行会社を探すことが大切です。それぞれの業務については、自社がアウトソーシングした場合と、自社で実施した場合の人件費を比較すると効果的でしょう。

5-2.対応サービス

代行業者を選ぶときは、「対応しているサービス内容」を確認することが重要です。採用業務は採用計画・企画から内定者フォローまで、非常に多岐にわたります。採用代行業者によって、対応している業務範囲や得意分野には違いがあるため、きちんとチェックを行いましょう。

例えば、母集団の確保や応募者とのコミュニケーションといった業務については、多くの業者が対応しています。注意しなければならないのは、「採用戦略」や「計画立案」などを委託したいと考えている場合です。これらの業務に対応できる業者は限られています。きちんと対応の可否を確認したうえで、契約することが大切です。自社の採用活動での課題を認識して、特に「委託したいと考えている業務に強い業者」を選びましょう。

また、経営コンサルタントから、より広い視点でのアドバイスを受けることも、自社に最適な代行業者を選ぶために役立ちます。業者選びに悩んでしまった場合は、経営コンサルタントに相談してみると良いでしょう。

6.採用代行は優秀な人材の効率的な確保に有効

採用代行サービスは煩雑な採用業務を外部に任せられることが魅力です。空いた時間をコア業務に割り当てることができます。ただし、委託費用がかかるというデメリットもあるため、詳細な検討が必要です。料金体系や対応サービスをよく確認して代行業者を選びましょう。人手不足の企業にとって、優秀な人材の採用は厳しくなりつつあります。その解決策の一つとして、採用代行サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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