組織コミュニケーションが活発化する社内イントラ活用方法

 

いつもコラムをお読み頂きありがとうございます。

HR支援部の中村です。

本日は、多くの企業でも活用が広がっている、「社内イントラサイト」について解説いたします。

 

 

目次

0.イントラサイトとは

1.社内イントラサイトの目的

2.社内イントラサイト活用のポイント

3.社内イントラサイトの事例

 

0.イントラサイトとは

そもそも、イントラという言葉を聞いたことがない、もしくは聞いたことはあるが意味までは理解していない、という方もいらっしゃるかと思うので、「イントラとはなにか」についてお話いたします。

イントラとは、イントラネット（intranet）の略称で、「内部（intra）」と「ネットワーク（net）」という英単語を組み合わせた造語です。

「インターネット（internet）」と同じ技術を使用した、組織内での情報通信網を指します。

世界中の端末から接続できるインターネットに対し、イントラネットは企業や学校といった組織の限られたユーザーだけが接続可能なネットワークを意味します。

中でも「社内イントラ」は「社内」に限定した通信網ということになります。

「社内イントラ」では主に、企業の機密文書や社内ルール、社内での会議の資料など、幅広い情報を管理しています。

 

 

1.社内イントラサイトの目的

社内イントラサイトを導入する目的としては、

・社内の連携を強化する

・業務の効率化・生産性向上を実現する

・組織のビジョンやミッションを浸透させる

が挙げられます。

それぞれ解説していきましょう。

 

 

まず、1つ目の

「社内の連携を強化する」

ですが、

そもそも社内イントラのメリットの一つに、「社内コミュニケーションの活性化」があります。

社内イントラを整備することで、部署内のタテの繋がりだけでなく、部署をまたいだヨコの繋がりも双方向で活性化することができます。

 

また、グループ会社がイントラを利用することで、他のグループ会社や他の拠点・事業所・工場などが取り組んでいる施策がわかるため、交流が活性化されます。参考にできる改善内容など情報の共有化を図ることは組織全体のビジョンの明確化に繋がる可能性があります。

 

情報を共有する連携だけでなく、その情報を得た上でさらなるコミュニケーションへの発展へも繋がります。

そのため、「社内コミュニケーションの活性化」を進めることで、自然と社内の連携が強くなり、

業務もスムーズに行うことができると言えます。

 

 

2つ目の

「業務の効率化・生産性向上を実現する」

では、社内イントラが多くの情報を管理できるというメリットが関わってきています。

冒頭でもお話したように、社内イントラでは企業の機密文書や社内ルール、社内での会議の資料といった情報を保管できるため、通常発生するメールでの資料のやり取りや、必要な時に資料を探さなければいけない手間が短縮され、業務を効率化することができます。

 

他にも、「ワークフロー機能」を搭載することで、承認のフローを自動的に進めることができ、承認時にかかっていた時間や人件費も削減することが可能です。

このように、ただの情報共有ツールではなく、今まで無駄にかかってきた時間やコストを削減し、業務の効率を上げることも、社内イントラでは可能です。

 

 

3つ目の

「組織のビジョンやミッションを浸透させる」

については、上記2つを進めることで、より強く実現させることができます。

社内のコミュニケーションが活性化され、業務も効率的になると、

従業員のエンゲージメントが向上し、ビジョンやミッションを自分ごととして受け入れやすくなります。

 

また、社内イントラにビジョンやミッションについて定期的に発信していくことで、

より高い効果を得ることができます。

 

 

2.社内イントラの活用のポイント

では、いざ社内イントラを導入するとなった際に、ただ闇雲に導入したり、

導入後も何も意識せずに運用したりしてしまうと意味がありません。

ここでは、社内イントラを活用する際のポイントについて、

導入前と導入後に分けてご説明いたします。

 

 

導入前に意識するべきポイントの1つ目は、

「導入する目的を明確化」

することです。

 

前の部分でも、社内イントラを導入する目的はご説明いたしましたが、

導入する目的を明確にして、それに対して有効的な中身にしていかなければ

本来目指したい姿からかけ離れてしまう可能性があります。

 

2つ目のポイントが、

「利用ケースに沿った機能を検討する」

ことです。

 

導入する目的が定まれば、社内イントラを利用するシーンやケースを想定し、どういった機能が必要かを検討することが大切です。

もし、利用シーンに沿った機能を入れていなければ、せっかくの社内イントラも活用されることなく、ただ形骸化したものになってしまいます。

 

できるだけ具体的に現場のニーズに合った機能を導入するために、アンケートやヒアリングを行い、機能を検討するようにしましょう。

 

 

3つ目のポイントは

「運用体制を明確にする」

ことです。

 

利用シーンに分けてツールを選定できると、それを運用していく体制を決めていく必要があります。

ここを怠ってしまうと、導入後のポイントでお話しする「振り返り」の際に誰が責任者となるかが不明瞭になり、うまく振り返りが行われなければ、効率的に運用することが難しくなります。

 

 

4つ目のポイントは、

「導入への周知を行う」

ことです。

 

この際の周知ですが、ただ社員に社内イントラを始めることを周知するだけでなく、

各ツールの使用方法についてもしっかり周知させることが大切です。

社員全員が各ツールの機能を最低限使用できるようになることで、

社内での活用が普及し、自然と社内イントラを広めることができます。

 

続いては、導入後のポイントについてご説明します。

 

 

導入後に意識していただきたいポイントの1つ目は

先ほどもお話した

「導入後の振り返りを行う」

ことです。

 

ツール利用が習慣化されると業務の効率化も加速するため、

運用体制で決めた責任者を中心に、

ツール利用の習慣化を目指した振り返りを行いましょう。

 

 

2つ目のポイントは、

「情報やツールは一か所に集約する」

ことです。

 

社内イントラには

「情報を管理する」

というのメリットがあるとお話いたしましたが、

まとめる場所を決めておかなければイントラ内で情報が散らばってしまい、

社内イントラの良さが薄れてしまいます。

また、ツールもイントラサイト内で点在してしまうと、使い勝手が悪くなってしまいます。

導入後も情報やツールが散らばらないように、意識的に整理することを心がけましょう。

 

 

3.社内イントラサイトの事例

ここまででイントラサイトの目的やポイントをお伝えいたしましたので、

ここでは船井総研の社内イントラの事例を一部抜粋してご紹介いたします。

一部モザイクをかけておりますが、上記の写真が船井総研のイントラサイトのトップページです。

 

 

①では、各グループ会社の社長のメッセージが閲覧できるようになっています。

この内容も、定期的に更新されるため常に最新のメッセージを閲覧することができます。

 

②には、導入している各ツールのアイコンが表示されています。

※（2.社内イントラの導入前のポイントの2つ目）

このアイコンをクリックして各ツールに遷移することが可能です。

各ツールが一か所に集約され、すぐにアクセスできるようになっています。

※（2.社内イントラの導入後のポイントの2つ目）

 

③は全グループ会社に関する新着情報が記載されています。

※（1.社内イントラサイトの目的の2つ目）

ここで会社をまたいだ情報共有を活性化しています。

 

④では全社会議で発表した社内の成功事例を載せています。

※（2.社内イントラの導入前のポイントの2つ目）

ここでも、その成功事例についての情報交換が活発化しやすいように、工夫が施されています。

 

また、船井総研のイントラサイト以外でも社内でのメールや全社会議中にも

社内イントラの告知や周知・新しく導入したツールの使用方法についても、

時間を取って説明するようにしています。

 

こうすることで、社内でもイントラの活用はかなり高く保たれています。

 

以上が船井総研の社内イントラの事例でございます。

 

 

 

今回のコラムでは、社内イントラについてご説明いたしました。

弊社では、社内イントラサイトや採用サイトの作成もお手伝いしております。

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